Implantación de un S.G.C

1 Decisión y compromiso de la dirección: el paso inicial en el proceso de implantación de un SGC es la decisión seria y firme de la dirección general, basada en el análisis de los retos a que la empresa se enfrenta y el Interés de introducir controles innovadores en la estructura de las actividades y sus procesos, superando con tenacidad los inconvenientes, costos y problemas para el beneficio de sus ventajas que lleven al eficaz cumplimiento de los requerimientos determinados por el cliente. Por esto y como para del modelo que seguirá el equipo de trabajo es fundamental el compromiso de la dirección general.

2 Planificación y organización del proyecto: una vez la dirección ha asumido su compromiso, procede establecer las bases de planificación y organización del proyecto del SGC.

Las siguientes son las actividades a tener en cuenta:

Creación del equipo de trabajo para el proyecto.

Nombramiento del líder o responsable de conducir el proyecto el cual suele ser el Coordinador del SGC, con autoridad directiva para supervisión y empoderamiento a los miembros de cada proceso.

Elaboración del plan de trabajo para la estructuración e implementación del SGC.

Sensibilización al equipo directivo para el entendimiento de las responsabilidades y compromisos al iniciar el procesos de certificación del sistema de gestión de la calidad.

3  Diagnóstico preliminar: esta evaluación es el primer paso y debe desarrollarse con la ayuda del equipo del proyecto. Su propósito principal es estudiar la situación actual, determinar los elementos más críticos y compararla con el escenario deseado tras la introducción del modelo de SGC que será implantado. Para ello, se debe acceder a información objetiva existente en las áreas de trabajo, así como las entrevistas al personal apropiado directivo y operativo de las mismas, lo cual determinará el mapeo de los mecanismos de control existentes para el exitoso acople del SGC.

4  Información, sensibilización y formación: la implantación de un sistema de gestión, especialmente en un área importante como la calidad, tiene como factor esencial la participación activa, motivada y constructiva del personal. Los instrumentos a emplear para fomentar la participación de los miembros de la organización incluyen la información completa y actualizada sobre el proyecto de implantación del SGC, su impacto en la organización y en cada proceso o área de trabajo, el papel clave de cada empleado y la definición de las competencias requeridas para el buen desempeño de sus funciones y responsabilidades de manera acorde a la organización del trabajo que el nuevo sistema impulsará.

5 Desarrollo de la documentación: la creación de los documentos y mecanismos de control son la base del sistema de gestión y constituye una pieza nuclear en el aprendizaje de Organizacional para la sostenibilidad de la misma, al tiempo que es una de sus tareas más importantes y extensas. La documentación debe ofrecer una descripción coherente de cómo opera y debe operar la organización.

6 Implantación del SGC: la implantación del sistema de gestión es una fase que se debe traslapar con la documentación, de forma que se vayan introduciendo escalonadamente los procedimientos e instrucciones de trabajo al ritmo que se vayan definiendo y aprobando. La gradualidad de la implantación es recomendable, para facilitar la asimilación por las personas del cambio y nueva operación de la organización y sus procesos, así como para verificando la pertinencia y adecuación de los procedimientos y controles para la mejora continua de los mismos.

Debe recordarse que introducir un nuevo SGC no ha de conducir a la parálisis de la empresa, esta debe proseguir con sus actividades al mejor ritmo posible al tiempo que van interiorizando y aplicando en los procesos y los empleados los nuevos métodos de trabajo.

7 Seguimiento y mejora del sistema: a partir de la implantación de un procedimiento (un mes suele ser un plazo razonable), el equipo trabajo del proyecto (normalmente a través del coordinador del sistema de gestión) se efectúa una evaluación de su eficacia y pertinencia para la mejora del mismo. Esta revisión y acciones ha de generar las “acciones correctivas o preventivas” del caso sobre las no conformidades que permitan caminar optimizar el sistema para la eficacia de sus procesos. Esta revisiones sistemáticas de los procedimientos y mecanismos de control determinados en los procesos se realizan a nivel de auditorías y debe ser realizadas por personal competente para las mismas.

8 Proceso de certificación: La octava etapa del proceso de implantación de un SGC, es la certificación, toda vez que han sido incluidos todos los requisitos requeridos según el modelo ISO 9001 y la organización se encuentra lista para la certificación del mismo por parte de un ente acreditado y competente para ello.